eveiligd ven

Privacyverklaring orthopedagogische praktijk JADE
Bezoekadres: Koningin Wilhelminalaan 13, 7433 CD Schalkhaar (ruimte 1 en 2)
Website: www.praktijkjade-deventer.nl
KVK-nummer: 69699917

Behandelaren: Hilde Klein-Verheul en Josine Bandsma

Gebruik van persoonsgegevens

Praktijk JADE hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy van u en/of uw kind te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Praktijk JADE houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat:

• wij de persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• de verwerking van persoonsgegevens beperkt blijft tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij u vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van de persoonsgegevens;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

 

Wij vragen om de volgende persoonsgegevens via ons contact- en aanmeldformulier op de website, via ons intakeformulier en tijdens een eerste (telefoon)gesprek: geboortedatum en BSN van uw kind, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, burgerlijke staat, ouderlijk gezag en uw huisarts en/of andere verwijzer. Deze gegevens gebruiken wij om op verschillende manieren met u te kunnen communiceren en om een inschatting te kunnen maken van uw persoonlijke leefsituatie. Indien u de behandelkosten (gedeeltelijk) zelf betaalt, hebben wij deze persoonsgegevens ook nodig om u een factuur te kunnen sturen.

Praktijk JADE verwerkt persoonsgegevens van u of uw kind, doordat u of uw kind gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt via onze intakeformulieren, email of tijdens een (telefoon)gesprek. Wij vragen om de volgende persoonsgegevens: Voor- en achternaam, adresgegevens, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, burgerlijke staat, ouderlijk gezag en gegevens van uw huisarts/eventuele andere verwijzer. Deze gegevens gebruiken wij om op verschillende manieren met u te kunnen communiceren en om een inschatting te kunnen maken van uw persoonlijke leefsituatie. Indien u de behandelkosten (gedeeltelijk) zelf betaalt, hebben wij deze persoonsgegevens ook nodig om u een factuur te kunnen sturen. Wanneer u de factuur wil gebruiken om in te kunnen dienen bij uw zorgverzekeraar, dan vragen we bij het opstellen van de factuur ook naar de naam van uw zorgverzekeraar en uw relatienummer bij de zorgverzekeraar. De cliënt/ouders van de cliënt ontvangen de factuur en dienen deze zelf in bij hun zorgverzekeraar. Praktijk JADE verstrekt zelf geen persoonsgegevens aan zorgverzekeraars.

 

Waarom we gegevens nodig hebben
Praktijk JADE verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om met u te kunnen communiceren via telefoon, email of post
• om een inschatting te kunnen maken van de persoonlijke leefsituatie van u en/of uw kind
• het aanleggen van een behandeldossier
• het uitvoeren van de behandelovereenkomst
• (financieel) administratieve doeleinden, zoals het maken van een factuur, het afhandelen van betalingen en boekhoudkundige zaken
• om u te informeren over activiteiten, wijzigingen of nieuwe diensten in de praktijk

Behandeldossier
Wij vragen om gegevens omtrent uw gezins- en schoolsituatie, de hulpvraag van u en uw kind en het welzijn en de gezondheid van uw kind en andere gezinsleden. We zijn verplicht om een behandeldossier aan te leggen met deze gegevens, op grondslag van de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). We hebben deze gegevens nodig om bijvoorbeeld een passende behandelmethode te vinden en daarmee om goede zorg te kunnen bieden en/ of goed onderzoek te kunnen doen. De gegevens in dit dossier zullen bestaan uit gegevens die u vooraf en tijdens de behandeling van uw kind heeft verstrekt, bijvoorbeeld bij de aanmelding, tijdens een intakegesprek of door middel van (intake)vragenlijsten. Het dossier bevat ook aantekeningen over de gezondheidstoestand van uw kind, zijn welbevinden, de hulpvraag en de resultaten van en ervaringen met eerder genoten behandelingen. Daarnaast worden er aantekeningen gemaakt over de voortgang van de behandeling (bv. over de behandelmethode, doel, resultaat en ervaringen). Derden hebben geen inzagerecht in het behandeldossier van u en/of uw kind, tenzij u daar schriftelijk toestemming voor geeft. Daarover beslissen kinderen vanaf 12 jaar mee en kinderen vanaf 16 jaar zelfstandig. 

Bewaartermijn
Praktijk JADE zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Het behandeldossier van u en/of uw kind wordt na afronding van de behandeling minimaal 20 jaar bewaard, omdat dit voor de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) vereist is. Facturen met persoonsgegevens worden, na afloop van de overeenkomst, nog minimaal 7 jaar bewaard, omdat wij hiertoe verplicht zijn door de Belastingdienst. 

 

Beroepsgeheim
Alle behandelaren van praktijk JADE zijn vanuit de beroepscode gebonden aan een beroepsgeheim. Dit betekent dat u open in de behandelkamer kunt spreken en wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming met anderen over u of uw kind spreken. Soms is inhoudelijk overleg nodig met anderen in het belang van de behandeling, zoals met de huisarts, het CJG, school of andere instellingen. Wanneer een kind door de huisarts, medisch specialist of jeugdarts is verwezen naar praktijk JADE, wordt na afsluiting van de behandeling ook een korte brief naar de verwijzer verzonden met informatie over het resultaat van de behandeling. U ontvangt vooraf een kopie van deze afsluitende brief ter goedkeuring. Voor deze communicatie met derden geeft u expliciet toestemming door het ondertekenen van een samenwerkingsovereenkomst. Alleen in bijzondere gevallen geeft de wet ons het recht om ook zonder uw toestemming informatie te verstrekken aan derden. In dergelijke gevallen zoeken wij eerst contact met u om deze informatieverstrekking te bespreken. 

Binnen praktijk JADE kunnen gegevens over uw kind in intercollegiaal overleg besproken worden ten behoeve van de behandeling van uw kind. Verder is het soms mogelijk dat een behandelaar de gebruikte behandelmethode of het verloop van een behandeling in supervisie of intervisie bespreekt om de kwaliteit van de behandeling te evalueren. Uiteraard worden de gegevens van uw kind en gezin dan geanonimiseerd. Indien een behandelaar audiovisuele opnamen van een behandelgesprek dient te maken in het kader van een vervolgopleiding, wordt u expliciet gevraagd om hier schriftelijke toestemming voor te geven. Kinderen vanaf 12 jaar beslissen daarover mee en kinderen vanaf 16 jaar mogen daarover zelfstandig beslissen.

Beveiliging
Praktijk JADE neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Het betreft onder andere de volgende maatregelen:

• het informeren van onze medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
• geheimhoudingsplicht geldend voor alle personen die namens Praktijk JADE van uw gegevens kennis kunnen nemen
• gebruik van een beveiligd cliëntensysteem en beveiligde email
• het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen 
• het pseudonimiseren, anonimiseren en zorgen voor versleuteling van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
• het maken van beveiligde back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• het bewaren van persoonsgegevens op papier in een afsluitbare kast
• het regelmatig testen en evalueren van onze maatregelen

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Verstrekking van persoonsgegevens met derden
Praktijk JADE kan de persoonsgegevens van u en/of uw kind (tot 16 jaar) delen met derden, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van bovenstaande doelen. Met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Zo hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten met partijen die in opdracht van ons gegevens verwerken, zoals ons administratiekantoor, hosting van de website, onderhoud van de website, en de leverancier van ons digitale cliëntensysteem. Wij garanderen u dat uw gegevens alleen binnen de EU zullen worden verwerkt. Praktijk JADE blijft eindverantwoordelijk voor het verwerken van uw gegevens. 
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Dit gebeurt echter altijd in overleg. Tevens kunnen we persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft. 

Uw rechten
U heeft het recht om de persoonsgegevens van u en/of uw kind (tot 16 jaar) in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Indien u het oneens zou zijn met de inhoudelijke tekst in het behandeldossier, kunt u uw eigen mening laten toevoegen aan het dossier d.m.v. van een verklaring hieromtrent. Tevens mag u bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers, hoewel dit mogelijk wel gevolgen zou kunnen hebben voor (het vervolg van) het behandeltraject. Verder heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. 

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht van de persoonsgegevens indienen door een email te sturen naar info@praktijkjade-deventer.nl. Indien wij u expliciet gevraagd hebben toestemming te verlenen voor het verwerken van de persoonsgegevens van u en/of uw kind dan kunt u deze toestemming altijd weer intrekken of hiertegen bezwaar te maken. U kunt ons dit eveneens per email laten weten. 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Wij zullen vervolgens een afspraak met u maken en ingaan op uw verzoek. Als wij menen dat belangen van anderen, bijvoorbeeld van uw kind(eren), worden geschaad of zwaarder wegen, kunnen wij uw verzoek (gedeeltelijk) afwijzen. Voor meer informatie hierover kunt u zich uiteraard tot ons wenden.

Cookies
Praktijk JADE gebruikt functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone.

Functionele cookies zorgen ervoor dat onze website goed functioneert. Met analytische cookies kunnen we bijhouden welke delen van de website veel worden bezocht. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. 

 

Klacht over de verwerking van de gegevens
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van de persoonsgegevens van u of uw kind, dan bespreken we die graag met u. Hopelijk komen we er dan samen uit. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u een beroep doen op onze klachtenregeling. Praktijk JADE hanteert de volgende klachtenregelingen:

• SoloPartners BV: Hilde Klein-Verheul
• Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT)¹: Hilde Klein-Verheul
• BATC: Josine Bandsma

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u een klacht heeft over de verwerking van de gegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wanneer u deze privacyverklaring regelmatig raadpleegt, bent u van deze wijzigingen op de hoogte. Indien u hierover nog vragen heeft, kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

1^ Als CAT-therapeut valt Hilde tevens onder Wkkgz-klachtrecht bij de Geschilleninstantie Alternatieve Therapeuten (GAT). GAT is een rijks erkende en volledig onafhankelijke Wkkgz geschillencommissie. Voor meer informatie over deze klachtenregeling zie: https://gatgeschillen.nl/